FestCrew ist die digitale Helferlisten-Plattform für Vereine, Kitas und Schulen. Veranstaltung anlegen, Link oder QR-Code teilen – und die Helfer tragen sich selbst ein. Ganz ohne App und ohne Helfer-Konto.
Aushang in der Turnhalle, Excel-Tabelle im Umlauf, drei Gruppenchats parallel: Am Ende stehen zwei Leute am Kuchenstand und niemand am Grill. Mit FestCrew siehst du den Besetzungsstand jeder Schicht in Echtzeit – und deine Helfer sehen sofort, wo sie am dringendsten gebraucht werden.
Der geführte Assistent führt dich durch Einsatzbereiche, Schichten und Mitbringlisten – Teilnehmerlisten ergänzt du bei Bedarf mit wenigen Klicks. Mit fertigen Vorlagen bist du in unter 10 Minuten startklar.
Per Link im Vereins-Chat, als QR-Code am Aushang oder als fertiger Flyer im PDF-Format – du erreichst deine Helfer dort, wo sie ohnehin sind.
Ohne Konto und ohne App: Name und E-Mail genügen. Jeder Helfer bekommt eine Bestätigung mit Kalendereintrag und kann seine Anmeldungen später selbst ändern oder stornieren.
Gliedere dein Fest in Bereiche wie Grill, Kasse oder Aufbau und lege Schichten mit fester Helferzahl an – Überbuchung ausgeschlossen.
Kuchen, Salate, Pavillons: Sammle, was mitgebracht werden soll, über frei definierbare Listen. Auf Wunsch bieten Helfer eigene Beiträge an.
Zu jeder Veranstaltung gehören Link, QR-Code und ein fertiger Flyer als PDF – perfekt für Aushang und Elternbrief.
Nach der Anmeldung kommt automatisch eine Bestätigungs-E-Mail mit Kalendereintrag samt Erinnerung – für Apple, Google und Outlook.
Auf Wunsch fangen Backup-Plätze Anmeldungen auf, wenn eine Schicht voll ist – und niemand landet versehentlich in zwei Schichten gleichzeitig.
Besetzungsgrad und Lücken auf einen Blick, dazu Excel-Export und PDF-Schichtpläne zum Aushängen – auch je Einsatzbereich.
Gib Bereichen eigene Verantwortliche: Sie sehen die Besetzung und tragen Helfer direkt ein – per sicherem Link, ohne eigenes Konto.
Das nächste Fest startet als Kopie des letzten. Und die komplette Oberfläche samt E-Mails gibt es auf Deutsch und Englisch.
Kinderfasching, Ausflug oder Kurs: Lass Teilnehmer sich anmelden statt zu helfen – mit eigenen Angaben-Feldern, wählbaren Terminen und Teilnehmergrenze.
Sportfest, Vereinsjubiläum, Turnier: Abteilungen übernehmen ganze Stände, Schichtverantwortliche behalten ihren Bereich im Blick.
Sommerfest, Basar, Projekttag: Der QR-Code im Elternbrief genügt – Eltern tragen sich in zwei Minuten vom Handy aus ein.
Dorffest, Tag der offenen Tür, Ferienprogramm: Viele Helfer aus verschiedenen Gruppen, koordiniert über eine Liste – und fürs Ferienprogramm melden sich die Teilnehmer gleich mit an.
Alle Daten liegen ausschließlich auf europäischen Servern – kein Transfer in Drittländer.
Beim Veröffentlichen wird automatisch ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO geschlossen – als PDF für deine Unterlagen.
Helfer- und Teilnehmerdaten werden nach der Veranstaltung automatisch gelöscht – die Frist bestimmst du.
Nur technisch notwendige Cookies, kein Tracking, keine App-Installation, kein Konto-Zwang für Helfer.
Kein Abo, keine versteckten Kosten. Ideal für Organisationen mit ein oder zwei Festen im Jahr.
Voller Funktionsumfang für deine erste Veranstaltung – ohne Zahlungsdaten, ohne Haken.
Für das typische Vereins-, Kita- oder Schulfest – mit allem, was dazugehört.
Für große Feste mit vielen Schichten, mehreren Organisatoren und Auswertung nach Gruppen.
Alle Preise inkl. 19 % USt.
Erst ausprobieren? Der kostenlose Testmodus veröffentlicht deine Veranstaltung 48 Stunden lang – ohne deine Freiveranstaltung zu verbrauchen.
Nein. Helfer öffnen den Link, wählen ihre Schichten und geben Name und E-Mail an – fertig. Über einen persönlichen Link können sie ihre Anmeldungen später selbst einsehen, ändern oder stornieren.
Die erste Veranstaltung ist komplett kostenlos. Danach zahlst du einmalig pro Veranstaltung (5 €, für Großveranstaltungen 20 €) – es gibt kein Abo und keine Folgekosten.
Helferdaten werden ausschließlich für deine Veranstaltung genutzt, in der EU gespeichert und nach der Veranstaltung automatisch gelöscht. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag wird bei jeder Veröffentlichung automatisch geschlossen.
Ja. FestCrew ist fürs Smartphone gemacht – Helfer melden sich direkt vom Handy an, ohne App-Installation. Auch die Organisation läuft komplett im Browser.
Ja, doppelt: Die erste Veranstaltung ist ohnehin kostenlos, und mit dem Testmodus kannst du jede Veranstaltung 48 Stunden lang probeweise veröffentlichen, ohne die Freiveranstaltung zu verbrauchen.
Ja. Du kannst weitere Organisatoren per E-Mail einladen, die die Veranstaltung gleichberechtigt mitbearbeiten. Zusätzlich gibt es Schichtverantwortliche, die ihren Bereich ganz ohne Konto betreuen.
Ja. Mit Teilnehmerlisten melden sich Personen zu Aktivitäten wie Kinderfasching, Ausflug oder Kurs an – ohne Konto, über einen eigenen Link. Du legst selbst fest, welche Angaben abgefragt werden, bietest auf Wunsch mehrere Termine an und begrenzt die Teilnehmerzahl.