Datenschutzerklärung

Stand: 01.09.2026

1. Verantwortlicher

FestCrew – Inhaber Dominik Happ, Achalmstr. 17, 72664 Kohlberg, Deutschland, E-Mail: support@festcrew.app (nachfolgend „wir“).

2. Überblick: Welche Daten wir verarbeiten

FestCrew ist eine Plattform, über die Veranstalter Helferlisten und Teilnehmerlisten für Veranstaltungen organisieren. Dabei verarbeiten wir Daten von Organisatoren (mit Konto) sowie von Helfern und Teilnehmern (ohne Konto, Eintragung über einen Veranstaltungslink).

3. Hosting und Server-Logdateien

Unsere Server werden von der Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen) in Rechenzentren in der Europäischen Union betrieben; mit Hetzner besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Beim Aufruf der Seiten verarbeitet der Webserver technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, User-Agent) in Logdateien zur Sicherstellung des Betriebs und zur Abwehr von Angriffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Logdateien werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht.

4. Cookies

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies: das Sitzungs-Cookie für den Login, ein Cookie für die Spracheinstellung sowie – bei passwortgeschützten Veranstaltungen – ein Zugangs-Cookie mit 12 Stunden Laufzeit, das die erfolgreiche Passworteingabe für die jeweilige Veranstaltung speichert. Es kommen keine Tracking- oder Marketing-Cookies und keine Analysedienste Dritter zum Einsatz; eine Einwilligung ist daher nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG).

Auf Werbematerialien (z. B. Postkarten) verwenden wir Kampagnen-Links. Beim Aufruf eines solchen Links speichern wir ausschließlich serverseitig und anonym, dass und wann der Link aufgerufen wurde bzw. dass darüber eine Registrierung erfolgt ist – ohne Cookies, ohne IP-Adressen oder sonstige Wiedererkennung einzelner Personen und ohne Dienste Dritter.

5. Organisatoren-Konto

Für das Konto verarbeiten wir E-Mail-Adresse, Passwort (nur als bcrypt-Hash), Sprache, Land und Zeitzone zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Richten Sie einen Passkey für die Anmeldung ein (WebAuthn), speichern wir dessen öffentlichen Schlüssel und eine Kennung des Passkeys; biometrische Daten (z. B. Fingerabdruck) verbleiben ausschließlich auf Ihrem Gerät und werden uns nicht übermittelt. Bei Löschung des Kontos werden die Kontodaten gelöscht bzw. – soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen (z. B. Rechnungen) – anonymisiert.

6. Helfer- und Teilnehmerdaten (im Auftrag des Veranstalters)

Tragen sich Helfer in eine Veranstaltung ein oder melden sich Teilnehmer über eine Teilnehmerliste an, verarbeiten wir die dabei angegebenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer und Gruppenzugehörigkeit sowie bei Teilnehmern die Antworten auf die vom Veranstalter definierten Angaben-Felder und die gewählten Termine) im Auftrag des jeweiligen Veranstalters. Welche Angaben-Felder abgefragt werden, bestimmt allein der Veranstalter. Datenschutzrechtlich Verantwortlicher für diese Daten ist der Veranstalter; wir sind Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die zugehörige Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung wird je Veranstaltung mit der Veröffentlichung elektronisch geschlossen und steht dem Veranstalter als PDF zur Verfügung. Die Daten werden ausschließlich für die Organisation der Veranstaltung verwendet (Schichtplan, Teilnehmer-Anmeldungen, Bestätigungs- und Storno-E-Mails) und automatisch gelöscht, sobald die vom Veranstalter festgelegte Frist nach Veranstaltungsende abgelaufen ist (Standard: 30 Tage, höchstens 90 Tage); dieselbe Frist gilt für Helfer- und Teilnehmerdaten. Helfer und Teilnehmer werden bei der Eintragung über die Löschfrist informiert und können ihre Eintragung über den persönlichen Verwaltungslink jederzeit selbst stornieren.

Die Veranstaltungsdaten selbst (Titel, Zeitraum, Einsatzbereiche, Schichten, Listen – ohne Helferdaten) unterliegen festen Aufbewahrungsfristen: Unbezahlte bzw. archivierte Veranstaltungen ohne Zahlungsbezug werden spätestens 3 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres der Veranstaltung automatisch gelöscht. Bezahlte Veranstaltungen bewahren wir als Nachweis des zugrunde liegenden Vertragsverhältnisses bis zum Ablauf der regelmäßigen Verjährungsfrist auf (§§ 195, 199 BGB); der Veranstalter kann sie daher frühestens 3 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres der Veranstaltung löschen. Spätestens 10 Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres werden auch bezahlte Veranstaltungen automatisch gelöscht.

7. E-Mail-Versand

Für den Versand von System-E-Mails (Bestätigungen, Magic Links, Rechnungshinweise) nutzen wir den Dienst Brevo (Brevo SAS, 106 Boulevard Haussmann, 75008 Paris, Frankreich) als Auftragsverarbeiter innerhalb der EU. Übermittelt werden Empfängeradresse, Betreff und Inhalt der jeweiligen E-Mail.

8. Zahlungen und Rechnungen

Bei kostenpflichtigen Veröffentlichungen verarbeiten wir die Rechnungsdaten (Organisation, Anschrift, ggf. USt-IdNr) zur Vertragserfüllung und aufgrund gesetzlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO). Rechnungen und Zahlungsdatensätze werden entsprechend den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (§ 147 AO, § 257 HGB) 10 Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres der Rechnungsstellung unveränderlich gespeichert und nach Ablauf dieser Frist automatisch gelöscht. Eine angegebene USt-IdNr wird über das EU-Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem (VIES) der Europäischen Kommission geprüft.

Die Zahlung selbst wird über den Zahlungsdienstleister Stripe (Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland) abgewickelt. Beim Bezahlvorgang werden Sie auf die Seiten von Stripe weitergeleitet; dorthin übermittelt werden Ihre E-Mail-Adresse, der Name bzw. die Organisation und die Anschrift aus Ihren Rechnungsdaten sowie Betrag, Verwendungszweck und eine Referenz auf die betroffene Veranstaltung. Aus diesen Angaben legt Stripe einen dauerhaften Kundendatensatz an, den wir für weitere Zahlungen wiederverwenden. Ihre Zahlungsdaten (z. B. Kartendaten) geben Sie direkt bei Stripe ein; für deren Verarbeitung ist Stripe teilweise eigenständig Verantwortlicher. Dabei kann es zu einer Datenübermittlung an die Muttergesellschaft Stripe, Inc. in den USA kommen; Stripe ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert, ergänzend bestehen Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Liegt Ihr Rechnungsland außerhalb Deutschlands, tritt Stripe (Verkäufer: Link Commerce) als Verkäufer der kostenpflichtigen Veröffentlichung auf (Merchant of Record) und ist für die Abwicklung des Kaufs einschließlich Steuerberechnung und Rechnungsstellung eigenständig Verantwortlicher; die Rechnung erhalten Sie in diesem Fall von Stripe. Eine Kopie dieser Rechnung (mit Name bzw. Organisation und Anschrift) speichern wir als Nachweis des Kaufs und stellen sie Ihnen im Konto zum Abruf bereit; für diese Kopie gelten die oben genannten Aufbewahrungsfristen (Art. 6 Abs. 1 lit. b, c und f DSGVO).

9. Supportanfragen

Bei Supportanfragen verarbeiten wir die Angaben aus der Anfrage zur Bearbeitung (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO); die Anfragen werden 90 Tage nach Abschluss automatisch gelöscht.

10. Direktwerbung gegenüber Vereinen und Organisationen

Um FestCrew bei Vereinen, Kitas, Schulen und ähnlichen Organisationen bekannt zu machen, recherchieren wir öffentlich verfügbare Informationen über solche Organisationen (z. B. auf deren Webseiten, in Vereinsverzeichnissen oder im Vereinsregister) und speichern sie in einer internen Interessenten-Datenbank. Verarbeitet werden dabei: Name, Anschrift und Kategorie der Organisation, Angaben zu deren Veranstaltungen, die Fundstelle (Quelle) sowie – soweit öffentlich angegeben – Name und Kontaktdaten einer Ansprechperson (z. B. Vorstand oder Leitung).

Wir nutzen diese Daten ausschließlich, um die Organisationen postalisch (per Brief oder Postkarte) über FestCrew zu informieren, sowie zur internen Erfolgskontrolle dieser Anschreiben; hierzu führen wir interne Vermerke und eine interne Einschätzung, ob eine Organisation für eine Ansprache in Betracht kommt – beides bezogen auf die Organisation, nicht auf einzelne Personen. Eine werbliche Ansprache per E-Mail oder Telefon erfolgt nicht; recherchierte E-Mail-Adressen und Telefonnummern dienen allein der eindeutigen Zuordnung der Organisation. Die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Direktwerbung für unser Angebot gegenüber hierfür in Betracht kommenden Organisationen (vgl. Erwägungsgrund 47 DSGVO). Da wir die Daten nicht bei den betroffenen Personen selbst erheben, informieren wir hiermit gemäß Art. 14 DSGVO; spätestens mit dem ersten Anschreiben weisen wir auf diese Datenschutzerklärung hin.

Personenbezogene Daten – insbesondere Name und Kontaktdaten der Ansprechperson sowie personenbezogene E-Mail-Adressen und Telefonnummern – löschen wir, sobald feststeht, dass eine Ansprache nicht (mehr) in Betracht kommt, spätestens jedoch 3 Jahre nach der letzten Kontaktaufnahme bzw. – wenn keine Kontaktaufnahme erfolgt ist – nach der Erhebung der Daten. Angaben, die sich allein auf die Organisation beziehen (z. B. Name, Kategorie, öffentliche Anschrift, Webseite, Angaben zu Veranstaltungen und der Bearbeitungsstand), können wir darüber hinaus speichern, um Doppelerfassungen bei künftigen Recherchen und eine erneute Ansprache von Organisationen zu vermeiden, die widersprochen haben oder für die eine Ansprache nicht in Betracht kommt. Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten zu Zwecken der Direktwerbung jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO) – z. B. per E-Mail an support@festcrew.app. Nach einem Widerspruch sprechen wir die betroffene Person nicht mehr an; hierzu speichern wir lediglich einen Sperrvermerk mit den zur Beachtung des Widerspruchs erforderlichen Daten.

11. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21). Wenden Sie sich dazu an support@festcrew.app. Betrifft Ihr Anliegen Helfer- oder Teilnehmerdaten einer Veranstaltung, leiten wir es ggf. an den verantwortlichen Veranstalter weiter bzw. unterstützen diesen bei der Beantwortung.

Sie haben außerdem ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, z. B. beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg.

12. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.